RICORDANZE
Le Ricordanze costituiscono una sorta di prima nota nella quale si memorizzano in ordine cronologico le registrazioni di debiti e crediti, di vendite, di spese e ricordi in genere (compresi quelli di carattere politico e familiare) che rimandano al Memoriale. Pertanto se ne deduce che tali libri, specialmente nel caso avignonese, siano serviti come scritture preparatorie al tale libro.
MEMORIALI
Il Memoriale – scrittura analitica di primaria importanza – accoglie, in successione cronologica, la prima memoria dei fatti aziendali implicanti movimento nelle ragioni creditorie (con esclusione dei fatti che generavano concomitantemente variazioni di danaro) che rimandano a posteriori registrazioni nel mastro (il Libro grande). Le loro registrazioni si identificano in vendite e compere di merci, in proprio e su commissione (secondo quanto appare dagli estratti-conto di netto ricavo e di costo e spese); in liquidazione di costi accessori (che hanno la fonte nell’estratto-conto di spese); in stipulazione di atti assicurativi su commissione; in debiti e crediti di natura diversa. Il Memoriale inoltre poteva accogliere anche conti di origine diversa, come il conto-corrente di corrispondenza con il banchiere abituale, il cui saldo veniva poi trasferito nel solito mastro.
QUADERNI DI CASSA
Nei Quaderni di cassa si registravano, in via transitoria, i pagamenti e le riscossioni attraverso l’annotazione dei crediti e debiti di breve durata, evitando in tal modo di passare nelle scritture definitive.
QUADERNI DI SPESE DI MERCANZIE
In questo quaderno troviamo la prima annotazione delle spese sostenute per contanti attorno ad un lotto di merci acquistato o venduto, in proprio o per commissione, oppure al momento della ricezione o dell’inoltro in conto proprio o altrui.
QUADERNI DI RICEVUTE E MANDATE DI BALLE
Questi Quaderni contengono scritture di “ricevute” e “mandate” di balle senza rigore di forma, raffigurate al modo delle ricordanze. Le “ricevute” in realtà si limitano al mero atto della ricezione della merce, senza la successione dei costi accessori, semplificando in tal modo il passaggio di tali partite al “Quaderno di spese di mercanzie” e al “Memoriale”. Le “mandate” invece, hanno per obiettivo di fornire una traccia delle vendite al memoriale e di stare dappresso all’esito delle spedizioni. Si tratta generalmente di autentici zibaldoni, che contengono un vasto assortimento di temi, come “mandate di robe”; “ricordanza di più cose”; “lettere di cambio”; “legaggi di merce”; “lettere mandate in più parti”, spese di merci, e via di seguito.
QUADERNI DI SPESE DI CASA
Nei Quaderni di spese di casa si riportava in dettaglio tutto quanto serviva al mantenimento della “famiglia”. In essi erano annotate cronologicamente le spese per il sostentamento dei dipendenti aziendali, pagate in contanti, facendovi rientrare anche la lavatura dei panni, le spese per i medici e le medicine, i costi dei recipienti, delle stoviglie ecc. Tali oneri avevano una precisa influenza in questo tipo di aziende, dovendoli affiancare a quelli mercantili perché la casa era tutt’uno con la bottega. I costi dell’alloggio invece gravavano sul conto delle spese generali attraverso la rilevazione analitica delle “spese di fondaco”.